Chia sẻ màn hình trên Microsoft Teams không chỉ là một kỹ năng quan trọng mà còn là yếu tố tăng cường sự tương tác và hiệu quả trong các cuộc họp trực tuyến. Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ khám phá cách share màn hình trên Teams thông qua những thao tác cơ bản, giúp bạn mở rộng việc sử dụng ứng dụng Teams một cách linh hoạt hơn.
Hướng dẫn share màn hình trên Teams
Để share màn hình trên Teams, bạn chỉ cần thực hiện một số bước đơn giản sau:
Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Teams trên máy tính và đăng nhập vào tài khoản của bạn. Sau đó, tham gia cuộc họp cần chia sẻ màn hình.
Bước 2: Nhấn vào biểu tượng “Chia sẻ” – biểu tượng này thường có màu đỏ và nằm gần nút “Rời đi” trên thanh công cụ của Teams. Hoặc bạn có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + Shift + E thay vì nhấp chuột.
Bước 3: Khi nhấp vào nút Chia sẻ, một menu tùy chọn sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn sẽ thấy một loạt các lựa chọn cho phép bạn chọn cách chia sẻ màn hình tương ứng với nhu cầu của bạn.
>>> Xem thêm: Windows 10 – Nâng cấp hiệu quả với 5 phương pháp
Nếu bạn share màn hình trên Teams sẽ hiển thị toàn bộ màn hình của máy tính. Ngược lại, nếu bạn chọn chia sẻ Cửa sổ, chỉ một cửa sổ cụ thể mà bạn đang sử dụng sẽ được hiển thị. Teams cũng cung cấp tùy chọn để hiển thị bản trình bày PowerPoint bạn đã tạo và tùy chọn Duyệt để mở các tệp đã lưu trữ trên máy tính. Bạn cũng có thể bật hoặc tắt âm thanh máy tính khi chia sẻ màn hình hoặc cửa sổ.
Bước 4: Khi bạn nhấp vào nút Chia sẻ, màn hình của bạn sẽ bắt đầu hiển thị nội dung đã chọn. Trên hầu hết các thiết bị, một đường viền màu đỏ sẽ bao quanh nội dung được chia sẻ. Phía trên màn hình, có một thanh hiển thị các tùy chọn khác nhau. Nếu bạn muốn cho phép một thành viên khác trong cuộc họp điều khiển màn hình của bạn, chỉ cần nhấp vào tùy chọn “Cung cấp quyền kiểm soát”. Để chia sẻ âm thanh, bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng loa, nằm ngay bên cạnh tùy chọn “Dừng trình bày”. Tùy chọn này giúp bạn dễ dàng ngừng chia sẻ màn hình ngay lập tức.
Bước 5: Nếu bạn không thấy thanh tùy chọn như đã mô tả trước đó, bạn vẫn có thể dừng việc chia sẻ màn hình mọi lúc. Chỉ cần nhấp vào nút “Dừng chia sẻ” (hiển thị bằng một hình vuông có chữ X bên trong), nằm ở góc phải dưới cùng của màn hình máy tính, ngay dưới bộ đếm thời gian.
Lưu ý khi share màn hình trên Teams
Share màn hình trên Teams tiện lợi và nhanh chóng, nhưng bạn cần lưu ý một số điều khi chia sẻ thông tin của mình:
- Xác định rõ ràng người mà bạn muốn chia sẻ màn hình. Trong cuộc họp nhóm, chỉ chia sẻ thông tin quan trọng và tránh chia sẻ những dữ liệu nhạy cảm.
- Trong những cuộc họp quan trọng hoặc có thông tin nhạy cảm, tắt thông báo từ các ứng dụng khác trên máy tính để tránh hiển thị thông tin không mong muốn.
- Sử dụng tùy chọn “Cửa sổ” để chỉ chia sẻ cửa sổ ứng dụng cụ thể bạn muốn, giúp ngăn chặn người xem chỉnh sửa nội dung trên màn hình chia sẻ.
- Đảm bảo kết nối Internet ổn định và tốc độ đủ nhanh để hỗ trợ chia sẻ màn hình và tránh tình trạng giật lag.
- Khi kết thúc việc chia sẻ màn hình, nhớ chọn “Dừng chia sẻ” để ngừng chia sẻ và bảo vệ thông tin sau khi cuộc họp kết thúc.
Lợi ích của việc share màn hình trên Teams
Chia sẻ màn hình trên Teams không chỉ tạo ra một số ưu điểm lớn mà còn mang lại sự linh hoạt và tiện ích:
- Tương tác và Đồng bộ: Cuộc họp trở nên tương tác hơn khi mọi người có thể trực tiếp theo dõi và chia sẻ thông tin trên màn hình, tạo sự đồng bộ và hiểu biết chung.
- Tiết kiệm thời gian và Tăng hiệu quả: Loại bỏ sự cần thiết phải gửi tài liệu qua email hoặc truyền đạt thông tin một cách trực tiếp, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc.
- Hướng dẫn từ xa: Dễ dàng hơn cho giảng viên hoặc người hướng dẫn truyền đạt kiến thức, hướng dẫn từ xa mà không cần phải gặp mặt trực tiếp.
- Cộng tác và Trao đổi thông tin: Thuận tiện cho việc cộng tác và trao đổi thông tin, cho phép chia sẻ tài liệu và ứng dụng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
- Linh hoạt trong công việc: Tạo điều kiện linh hoạt cho nhân viên làm việc từ xa, giúp tiết kiệm chi phí văn phòng và tạo điều kiện làm việc thoải mái hơn cho mọi người.
Với vài thao tác đơn giản, việc chia sẻ màn hình trên Teams trở nên dễ dàng và mang lại hiệu quả cao. Hãy tuân theo hướng dẫn để khám phá thêm khả năng tương tác và linh hoạt trong các cuộc họp trực tuyến của bạn. Bắt đầu ngay để trải nghiệm sự tiện lợi và tạo ra những trải nghiệm làm việc và học tập trực tuyến mượt mà hơn.
